Электронный документооборот (ЭДО)

Электронная отчетность в ФНС, РосСтат, ПФР, ФСС - это всего лишь часть электронного документооборота.

Нынешние законодательные условия позволяют полностью перейти на удобный контрагентам электронный документооборот всех первичных документов - счет-фактур, товарных накладных или актов.

ЭДО - это ЗАКОННО.

В соответствии с Федеральным Законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. электронные документы равнозначны бумажным документам. Согласно п.1 ст. 6. «...информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».
Для некоторых первичных документов существуют отдельные законы и нормативные акты, регламентирующие их представление в электронном виде.
Так, для счетов-фактур действует п.1 ст.169 Налогового Кодекса РФ: «... счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме ...».
Для первичных бухгалтерских документов, таких как акты и товарные накладные, действует п.5 ст.9 Федерального Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 г., в котором сообщается, что «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».
Подписание договоров в электронном виде регламентируется п.2 ст.160 Гражданского кодекса РФ: «Использованием при совершении сделок ... электронной подписи, либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом ...»

ЭДО - это УДОБНО

Существуют утвержденные электронные форматы представления документов в государственные органы. Счета-фактуры, акты и накладные регламентируются форматами, утвержденными приказами ФНС. Несмотря на это, все вышеперечисленные документы можно передавать и в произвольном виде, при этом предоставляя бумажную копию в налоговую инспекцию. Все остальные документы можно передавать в том виде, который удобен для Вас, например, в виде сканов в формате jpeg или pdf.
Порядок представления документов в госорганы также определен: в налоговую инспекцию - через Интернет, в арбитражный суд и казначейство - в качестве бумажных заверенных копий.
Стоит отметить, что ФНС полностью поддерживает переход на электронный документооборот еще и по следующим причинам:

  • любые документы можно принимать удаленно;
  • существенное снижение трудоемкости проверки и обработки электронных документов в сравнении с бумажными;
  • сведение к минимуму ошибок с обеих сторон (со стороны налогоплательщиков и со стороны инспекторов).

ЭДО - это ВЫГОДНО.

Экономия Ваших денег при внедрении ЭДО происходит комплексно:

  • Трудоемкость отправки электронных документов сведена до нуля. В отличие от отправки бумажных документов при помощи почты (службы доставки), когда необходимо документ напечатать, поставить подпись и печать, упаковать в конверт, напечатать реквизиты получателя, для отправки даже нескольких тысяч электронных документов Вам потребуется несколько нажатий мышкой.
  • Трудоемкость получения электронных документов сведена до нуля. Благодаря ЭДО полученные документы будут систематизировано храниться в системе, их не придется вручную забивать в систему, в случае обнаружения ошибки поднимать документы из архива. Кроме того, ошибки при использовании ЭДО попросту исключены: к Вам документ поступает уже полностью формализованный, все, что Вам остается - проверить итоговую сумму и сформировать проводки.
  • Благодаря тому, что при оформлении документа ЭДО исключает все возможные ошибки, вероятность возврата Вашего документа минимальна. Следовательно, Вы защищаете себя от получения налоговых штрафов. По статистике, до 50% доначислений по НДС и налогу на прибыль возникают из-за отсутствия или неправильного оформления документов.
  • Снижение стоимости доставки: за разовую отправку бумажных документов Вы заплатите в среднем 20-25 рублей, за отправку электронных документов - от 5 рублей и ниже в зависимости от количества электронных документов. Так, стоимость отправки может снизиться в 5-10 раз, что при большом количестве отправляемых документов существенно сократит Ваши затраты.

Увеличение Вашей прибыли благодаря ЭДО происходит следующим образом:

  • Снижение времени на подготовку, отправление и доставку документов снижается в десятки раз, соответственно, Ваши менеджеры будут заниматься своей непосредственной работой, принося Вам доход.
  • Скорость получения документов Вашими клиентами прямо пропорциональна скорости получения оплаты Вам от Ваших клиентов: Вы ускоряете процесс оборота денег компании - Вы увеличиваете прибыль.
  • ЭДО - это качественно новая технология для Вашего бизнеса. Автоматизация процессов, связанных с документооборотом, поможет избежать раздувания штата и увеличить продуктивность каждого сотрудника Вашей компании.

КАК ЭТО РАБОТАЕТ.

Организация электронного документооборота производится в системе СБИС Электронный документооборот.

Составление документов выполняется обычным образом в вашей учетной системе - например, в «1С». Но процесс подписания этих документов будет происходить посредством электронной подписи прямо в системе СБИС Электронный документооборот.

Для того, чтобы начать пользоваться системой СБИС Электронный документооборот нужно перейти по ссылке.

Инструкция по пользованию системой

Для получателей документов пользование системой СБИС Электронный документооборот бесплатно.


Прайс-лист на услуги электронного документооборота (ЭДО)


Карта сайта





TeamViewer