Современный бизнес в России стремительно меняется под воздействием цифровизации и новых технологий. Важным шагом к упрощению деловых процессов стали машиночитаемые доверенности или МЧД. Эти документы представляют собой новшество в правовой практике, позволяющее значительно улучшить взаимодействие клиентов и государственных органов, а также упростить процесс оформления полномочий.
Машиночитаемая доверенность – это документ, который создается в формате, удобном для автоматической обработки, например, в формате XML. Такой формат позволяет программному обеспечению или специальным устройствам считывать данные без необходимости ручного ввода информации, что существенно ускоряет и облегчает процесс обработки документов.
Идея внедрения МЧД в России возникла на фоне необходимости упрощения и ускорения ряда процедур, связанных с подтверждением полномочий физических и юридических лиц. С появлением электронных форм документов и интеграцией информационных технологий в повседневную практику стало очевидным, что необходимы более современные методы оформления доверенностей.
Активная разработка МЧД началась с 2020 года, когда текущая ситуация с пандемией COVID-19 ускорила переход к дистанционным и онлайн-процессам.
Машиночитаемые доверенности представляют собой документы о наделении полномочиями доверенных лиц, подписанные квалифицированной электронной подписи (КЭП), что обеспечивает их юридическую силу и надежность. Эти документы соответствуют современным стандартам, позволяющим сохранять уровень доверия, аналогичный традиционным бумажным версиям. Упрощение обработки документов достигается за счет автоматизации: программы могут считывать и проверять данные о полномочиях подписантов без необходимости ручного ввода, что заметно снижает риск ошибок и ускоряет регистрацию.
Дополнительно МЧД интегрируются с системами корпоративного управления, что облегчает документооборот и взаимодействие между разными подразделениями. Переход к использованию этих доверенностей не только за счет уменьшения времени обработки документов, но и благодаря снижению затрат на материалы и уменьшению трудозатрат создает более эффективные и экономически выгодные бизнес-процессы, соответствующие требованиям быстро меняющегося делового окружения.
Скорость обработки: Устранение необходимости в ручном вводе данных значительно ускоряет процесс регистрации и проверки доверенностей. Это особенно важно в условиях стремительно меняющегося делового климата.
Снижение ошибок: Автоматизация обработки снижает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором. Это приводит к повышению точности и надежности внешних и внутренних процессов.
Снижение затрат: Использование машиночитаемых доверенностей позволяет значительно сократить затраты на материальные ресурсы (бумага, печать и т.д.) и затраты на рабочие часы сотрудников, занятых обработкой документов.
Доступность и удобство: Возможность генерировать и отправлять доверенности в электронном виде упрощает взаимодействие с клиентами и контрагентами, а также отвечает актуальным требованиям современного бизнеса.
Безопасность: МЧД обеспечивают более высокий уровень защиты от подделки, чем традиционные документы, благодаря использованию современных систем шифрования и электронной подписи.
Машиночитаемые доверенности являются важным шагом к цифровизации делового процесса в России. Они упрощают и ускоряют взаимодействие между различными сторонами, снижая затраты и улучшая безопасность. С учетом постоянного развития технологии и цифровизации, ожидается, что МЧД станут стандартом в деловой практике, способствуя дальнейшему развитию электронного документооборота и упрощению бизнес-процессов в нашей стране.