Отчетность в СФР (ПФР) через Saby (СБИС): пошаговая инструкция по форме ЕФС-1

С 1 января 2023 года привычная схема работы бухгалтера изменилась: ПФР и ФСС объединились в единый Социальный фонд России. Это повлекло за собой отмену старых форм (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС) и введение единого отчета ЕФС-1.

Многие бухгалтеры по привычке ищут в интернете «отчетность в ПФР», но фактически вся работа теперь ведется с СФР. Платформа Saby (СБИС) оперативно обновилась под новые требования. В этой статье мы разберем, как сформировать, проверить и отправить отчет ЕФС-1 в Saby (СБИС), не допустив ошибок.

Что представляет собой новый отчет ЕФС-1

ЕФС-1 — это «конструктор». Вам не нужно сдавать его целиком каждый раз. Отчет состоит из титульного листа и нескольких разделов, которые отправляются в разные сроки в зависимости от кадрового события.

В интерфейсе Saby (СБИС) это реализовано максимально удобно: система сама подсказывает, какие разделы заполнить.

Структура ЕФС-1, заменяющая старые отчеты:

• Подраздел 1.1 — прием, увольнение, перевод, переименование, приостановление договора.
• Подраздел 1.2 — данные о страховом стаже.
• Раздел 2 — взносы на травматизм.
• Подраздел 1.3 — для бюджетников.

Подготовка к работе в Saby (СБИС)

Если вы уже сдавали отчетность через Saby (СБИС), перенастраивать ничего не нужно. Переход на шлюзы СФР произошел автоматически.

Если вы только начинаете:

1. Проверьте ЭП. Для сдачи отчетности подпись руководителя или доверенного лица должна быть действующей и записанной на носителе.
2. Настройте направление сдачи. В разделе Настройки выберите Наши компании, далее в карточке вашей организации перейдите в раздел «Сдача отчетности» и убедитесь, что напротив направления «СФР» (или ПФР) стоит зеленая галочка.
3. Доверенность (МЧД). Если отчет подписывает не директор, а бухгалтер, в Saby (СБИС) должна быть зарегистрирована Машиночитаемая доверенность (МЧД) для СФР.

Инструкция: Как создать и отправить отчет ЕФС-1

В Saby (СБИС) реализовано два подхода: загрузка готового файла из 1С (или другой учетной системы) и создание отчета с нуля.

Вариант 1: Загрузка из сторонней программы

Это самый частый сценарий.

1. В главном меню выберите раздел «Отчетность» -> «СФР».
2. Нажмите кнопку «Загрузить» и выберите XML-файл, выгруженный из 1С.
3. Saby (СБИС) распознает файл и откроет его в удобном визуальном редакторе.
4. Нажмите «Проверить», чтобы запустить форматно-логический контроль.

Вариант 2: Создание отчета внутри Saby (СБИС)

Если вы ведете учет прямо в Saby или у вас небольшая компания, проще заполнить все вручную.

1. Перейдите в «Отчетность» -> «СФР».
2. Нажмите «+ Отчет».
3. В поиске введите «ЕФС-1» или выберите нужный подраздел из списка (например, «Сведения о трудовой деятельности», если принимаете сотрудника).

Заполнение Подраздела 1.1:

• Добавьте сотрудника из справочника (или создайте нового, указав СНИЛС и ФИО).
• Нажмите «+ Добавить мероприятие».
• Выберите тип: ПРИЕМ, УВОЛЬНЕНИЕ, ПЕРЕВОД.
• Заполните обязательные поля: дату, должность, код выполняемой функции (ОКЗ), реквизиты приказа.

💡 Важно: Saby (СБИС) подсвечивает обязательные поля красным, если они пусты. Без кодов ОКЗ отчет не пройдет.

Заполнение Раздела 2:

Заполняется ежеквартально. Saby (СБИС) автоматически рассчитает суммы, если вы ведете зарплату в системе. Если нет — внесите базу для начисления взносов и сумму взносов вручную.

Проверка перед отправкой: как избежать штрафов

Самый важный этап — проверка. В Saby (СБИС) встроен комплекс проверок, идентичный тому, что использует приемный комплекс СФР.

Нажмите кнопку «Проверить» в верхней части отчета:

1. Зеленый протокол: Ошибок не обнаружено. Можно отправлять.
2. Красный протокол: Есть ошибки (неверный СНИЛС, отсутствие кода ОКЗ, пересечение периодов). Такой отчет отправлять нельзя — придет отказ. Нажмите на текст ошибки, и Saby (СБИС) покажет, в каком именно поле проблема.

После успешной проверки нажмите «К отправке». Статус сменится на «Отправлено».

Сроки сдачи отчетности в СФР в 2024-2025 году

Штрафы за просрочку ЕФС-1 серьезные, поэтому соблюдайте календарь. В Saby (СБИС) есть встроенный «Календарь бухгалтера», который заранее пришлет уведомление.

• Прием на работу / Увольнение / Приостановление договора: Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• Перевод / Переименование / Выбор формата трудовой: Не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
• Раздел 2: Ежеквартально, до 25-го числа месяца после отчетного периода.
• Стаж: Раз в год, до 25 января.

Частые ошибки и что делать с «Отрицательным протоколом»

Даже если Saby (СБИС) показал «зеленый» статус, СФР может прислать уведомление об отказе или расхождениях.

Типичные ошибки:

• «Не найден застрахованный» — ошибка в СНИЛС или ФИО сотрудника. Сверьтесь с карточкой СНИЛС. Если у сотрудника сменилась фамилия, сначала отправьте анкету АДВ-2.
• «Мероприятие не принято» — часто бывает при дублировании отчетов.
• «Код ОКЗ не соответствует должности» — проверьте классификатор.

Как исправить ошибку:

Если вы отправили неверные данные (например, ошиблись в дате приказа), в ЕФС-1 нельзя просто переслать отчет с верными цифрами.

1. Отмена: Нужно создать отменяющее мероприятие. В Saby (СБИС) откройте исходный отчет, нажмите на мероприятие и выберите «Отменить». Система создаст запись со знаком «X». Отправьте этот отчет.
2. Исправление: После того как отмена принята, создайте новый отчет с верными данными.

Saby (СБИС) умеет делать это автоматически: если вы правите уже сданный отчет, программа сама предложит создать корректирующую форму.

Преимущества Saby (СБИС) для отчетности в СФР

Почему тысячи бухгалтеров выбирают именно Saby (СБИС) для взаимодействия с фондом:

1. Сверки с СФР (и ФНС). Вы можете заказать сверку расчетов и увидеть переплаты или недоимки в реальном времени.
2. Электронные больничные (СЭДО). Saby (СБИС) полностью поддерживает Социальный электронный документооборот. Вы получаете уведомления об открытии больничных, запросы недостающих сведений и отправляете ответы в «одном окне».
3. Архив. Все отчеты хранятся в защищенном облаке бессрочно. Вы легко найдете отчет СЗВ-СТАЖ за 2018 год, если он понадобится при проверке.
4. Понятный интерфейс. Система не требует глубоких технических знаний — подсказки ведут вас по процессу заполнения.