Ошибки электронной подписи: не прошла проверку, не соответствует документу

Электронная подпись должна гарантировать юридическую значимость цифровых документов: подтверждать авторство, неизменность данных и принадлежность подписи конкретному лицу. Однако на практике пользователи нередко сталкиваются с проблемами: подпись не доступна, система выдаёт предупреждение о несоответствии сертификата, а документ отклоняется из-за ошибок верификации.

Такие ситуации вызывают стресс, задерживают рабочие процессы, срывают подписание договоров и подачу отчётности. Чтобы избежать лишной нервозности, важно понимать причины возникновения ошибок, способы диагностики и варианты решения.

Что означают ошибки проверки электронной подписи

Когда при проверке появляется сообщение «подпись недействительна», «не прошла проверку» или «не соответствует документу», система сообщает о нарушении одной из трёх ключевых характеристик подписи:

1. Подлинность ключа — подтверждение, что подпись создана владельцем.
2. Целостность данных — гарантия, что документ не был изменён после подписания.
3. Действительность сертификата — проверка срока, статуса и корректности сертификата.

Если система фиксирует сбой хотя бы в одной из этих областей, подпись считается недействительной.

Типичные ошибки электронной подписи и причины их появления

1. Подпись не прошла проверку

Это одно из распространённых сообщений, и оно может возникать по нескольким причинам:

• истёк срок действия сертификата ЭП — подпись была наложена ранее, но сейчас сертификат уже просрочен;
• сертификат был отозван удостоверяющим центром — например, из-за утери токена или смены владельца;
• не установлен или недоступен корневой сертификат УЦ — система не может подтвердить авторитет источника подписи;
• некорректная работа программного обеспечения — ошибки в браузере, криптопровайдере или приложении;

👉 Узнайте больше о криптопровайдерах в нашей статье Что такое КриптоПро и зачем это нужно

• отсутствие интернета в момент проверки — не удаётся обратиться к списку отозванных сертификатов.

В большинстве случаев проблема решается обновлением сертификатов, программного обеспечения или восстановлением связи с удостоверяющим центром.

2. Подпись не соответствует документу

Эта ошибка связана с несоответствием содержимого подписанного файла его текущей версии. Возможные причины:

• документ был изменён после подписания — даже незначительно: пробел, дата, символ;
• подпись была наложена на другую версию документа;
• повреждение файла при передаче — например, сбой загрузки;
• попытка проверки подписи отдельно от оригинального документа;
• неверный порядок подписания при коллективной работе.

Система фиксирует несоответствие хэш-суммы документа, и подпись автоматически признаётся недействительной.

3. Неверный формат подписи или документа

Некоторые пользователи сталкиваются с ошибками при открытии:

• неподдерживаемый формат файлов;
• устаревшая версия программы проверки;
• несовместимость СКЗИ или криптоклиента;
• внутренняя структура подписи нарушена.

Например, если файл был переименован или перемещён, это может нарушить связь между подписью и документом.

4. Ошибки идентификации владельца подписи

Здесь сбои могут быть связаны с:

• неверными реквизитами владельца;
• устаревшей информацией в сертификате;
• отсутствием подтверждения личности;
• ошибками в цепочке доверия.

Часто такое возникает при массовом документообороте — когда сертификаты разных пользователей пересекаются в одной системе.

Как проводить диагностику ошибок электронной подписи

Чтобы быстро определить источник проблемы, важно пройти несколько простых этапов проверки:

1. Проверить срок действия сертификата
   Если срок истёк — подпись останется действительной для документов, подписанных ранее, но не пройдёт текущую проверку на актуальность.
2. Убедиться, что документ не изменён
   Если файл отличается даже на один байт — подпись будет считаться несоответствующей.
3. Проверить настройки криптопровайдера
   Устаревшие версии нередко конфликтуют с новыми алгоритмами.
4. Установить корневые сертификаты УЦ
   Без них система не сможет определить доверенный источник подписи.
5. Открыть файл в альтернативной программе
   Иногда ошибка отображения подходит под ложную проблему.

Простая диагностика помогает определить, где искать техническое решение: у пользователя, в документе, в сертификате или в программном обеспечении.

Как устранить ошибку проверки подписи

Варианты решения зависят от причины:

• Если подпись просрочена
  — обновить сертификат в удостоверяющем центре;
  — подписать документ повторно.
• Если изменён документ
  — восстановить исходную версию файла;
  — запросить повторное подписание.
• Если проблема в УЦ
  — скачать цепочку сертификатов;
  — обратиться в поддержку центра сертификации.
• Если проблема в программном обеспечении
  — обновить криптопровайдер;
  — перезагрузить систему;
  — очистить кеш браузера при проверке онлайн.
• Если файл повреждён
  — загрузить документ повторно;
  — проверить целостность архива.

Чего делать нельзя

• пытаться вскрывать PDF-подпись вручную;
• менять расширение файла;
• редактировать документ после подписания;
• пересохранять файл в другом формате;
• использовать неподтверждённые онлайн-сервисы для исправления подписи.

Любое изменение может привести к полной потере юридической силы.

Как избежать ошибок электронной подписи в будущем

Чтобы минимизировать риск сбоев, рекомендуется:

• подписывать документы в системах электронного документооборота, а не вручную;
• сохранять исходные версии файлов;
• регулярно обновлять сертификаты и ПО;
• хранить подпись на защищённых носителях;
• вести журнал подписей и сроков действия ключей;
• использовать автоматизированные сервисы проверки;
• применять только официальные криптосредства.

Плановая профилактика значительно снижает количество технических проблем.