Электронная цифровая подпись (ЭЦП) или электронная подпись (ЭП) — это уникальный цифровой код, создаваемый на основе криптографического алгоритма, который подтверждает подлинность документа или электронного сообщения. Суть ЭЦП заключается в обеспечении безопасности и достоверности электронных данных. Подпись защищает документ от подделки и изменения, гарантируя, что отправитель действительно является автором сообщения.
Важность электронной подписи в современном мире трудно переоценить. С ее помощью можно подписывать контракты, отправлять налоговые декларации, подавать заявления и многое другое, не покидая своего рабочего места. Применение ЭЦП экономит время и средства, что особенно важно в условиях цифровизации всех процессов.
Исторически электронная цифровая подпись начала развиваться в конце XX века. Первоначально ее использовали в банковской сфере для защиты финансовых транзакций. В России технология получила широкое распространение в начале 2000-х годов, с принятием Закона «Об электронной цифровой подписи» в 2002 году. В мире же, первыми к использованию ЭЦП обратились США и страны Европы.
Электронная подпись обладает рядом преимуществ перед традиционной подписью. Во-первых, ее нельзя подделать, так как для создания подписи используются сложные математические алгоритмы. Во-вторых, цифровая подпись позволяет подписывать документы удаленно, что упрощает работу с документами, особенно в международных компаниях. Наконец, использование ЭЦП позволяет сократить расходы на бумагу и доставку документов, что делает процесс документооборота более экологичным и экономически выгодным.
В современной России наиболее распространены два вида ЭЦП – простая подпись и квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Миллионы людей ежедневно используют простую электронную подпись и даже не задумываются об этом, поскольку простая подпись – это, по сути, цифровой код или пароль, который мы вводим для подтверждения платежа через личный кабинет банка или для входа на сайт госуслуг, или сайт магазина. Квалифицированная электронная подпись – это юридически значимый инструмент электронного взаимодействия, такая подпись формируется с помощью сертифицированных средств криптографии и позволяет однозначно определить подписанта, а также подтвердить неизменность документа (если в электронный документ после его подписания будут внесены правки, то подпись будет недействительной).
Для получения квалифицированной электронной подписи руководителю или индивидуальному предпринимателю (ИП) необходимо обратиться в Удостоверяющий центр Федеральной налоговой службы (УЦ ФНС). С 2022 года КЭП руководителю и ИП имеет право выдавать только ФНС или доверенные лица УЦ ФНС, перечень доверенных лиц строго ограничен, перечень опубликован на официальном сайте ФНС.
Подготовка документов.Необходимо иметь при себе следующие документы: паспорт гражданина РФ и СНИЛС, по желанию — свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН) юрлица или ИП.
Защищенный носительКЭП должна быть записана на специальный защищенный носитель, например, USB-токен или смарт-карту, которая обеспечивает максимальную защиту от несанкционированного доступа.
Обращение в УЦ ФНСВыберите инспекцию ФНС для посещения, почти все инспекции осуществляют выдачу КЭП, при этом нет ограничений по территориальной привязанности, вы можете выбрать любую ИФНС. Кроме этого, можно обратиться к доверенным лицам УЦ ФНС, они имеют широкую сеть представительств на территории РФ. Обращаем внимание, что выдача КЭП руководителям и ИП осуществляется только при личной явке, сама процедура занимает не более 20 – 30 минут.
Использование СКЗИ.Для работы с КЭП необходимо специальное программное обеспечение — средство криптографической защиты информации (СКЗИ), которое шифрует и защищает данные.
Квалифицированная электронная подпись может быть выдана не только руководителю организации, но и физическому лицу, такая КЭП применяется в юридически значимом электронном документообороте, при участии в торгах, при получении государственных услуг, совершении сделок и многих других сферах.
Порядок получения электронной подписи отличается от порядка получения подписи для юрлица. ЭП выдают удостоверяющие центры аккредитованные Минцифры РФ, получить ЭП можно только лично, вам потребуется паспорт, СНИЛС и ИНН. КЭП также должна быть записана на защищенный носитель.
Для работы с КЭП нужно установить СКЗИ и программное обеспечение, предоставляемое удостоверяющим центром. Оно позволяет создавать и проверять подписи.
В современном мире юридические лица и индивидуальные предприниматели в своей деятельности постоянно используют КЭП: сдать отчетность, подтвердить требование, отправить документы поставщику, свериться с контрагентом, принять участие в торгах, заключить контракт, продажа алкоголя требует постоянного наличия ЭП в кассе!!! А ФНС выдает только одну электронную подпись, что же делать?
Некоторые руководители отдают свою подпись сотрудникам, а те передают ее друг другу по мере необходимости, для небольших фирм – это выход, но у такого подхода есть главный минус – подпись может быть использована недобросовестно, сотрудники могут злоупотребить такой возможностью. Есть подходящее решение – машинно-читаемая доверенность.
МЧД — это электронный документ, который дает возможность подписывать документы от имени другой стороны, используя ЭП. МЧД позволяет проверять полномочия в автоматическом режиме с помощью специальных программ, которые встроены в электронные порталы и сервисы. Это удобно в ситуациях, когда необходимо делегировать полномочия.
Получите подпись на руководителя организации или ИПОформите личную ЭП на своих сотрудниковЗарегистрируйте МЧД на сайте ФНС, портале госуслуг РФ или оператора ЭДО,После этого сотрудники могут полноценно представлять интересы организации или ИП используя личную ЭП.
Продление квалифицированной электронной подписи — это процедура, которая позволяет сохранить действительность подписи на новый срок без необходимости повторного визита в ФНС. Это особенно удобно для занятых руководителей и предпринимателей. Продлить КЭП можно дистанционно через «Личный кабинет юридического лица» или «Личный кабинет индивидуального предпринимателя», но для этого нужно выполнить ряд требований:
👉 владелец сертификата ранее уже лично получил сертификат в ФНС или у доверенного лица ФНС;
👉 ранее полученный сертификат ФНС еще действует;
👉 компьютер пользователя уже настроен для работы с сертификатом.
Продление КЭП дистанционно экономит время и упрощает процесс поддержания актуальности цифровой подписи, что делает ее удобным инструментом для современного бизнеса.
Электронная цифровая подпись стала неотъемлемой частью современного делового мира. Она не только упрощает процесс документооборота, но и повышает безопасность и надежность взаимодействия между участниками. Благодаря КЭП руководители, ИП и физические лица могут быстро и без лишних усилий решать свои задачи, будь то подписание договоров, отправка отчетов или проведение платежей. Понимание процесса получения и продления КЭП, а также осознание рисков и преимуществ использования электронной подписи, позволяет максимально эффективно использовать этот инструмент в своей работе, обеспечивая при этом безопасность и соответствие законодательным требованиям.