В условиях стремительной цифровой трансформации управление персоналом становится все более автоматизированным, и внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) в СБИС играет в этом важную роль. Этот инструмент помогает упростить работу с кадровыми документами и повысить продуктивность HR-отделов.
Кадровый ЭДО (КЭДО) — это специализированная система, позволяющая автоматизировать обработку и хранение кадровых документов, полностью исключая использование бумаги. В СБИС КЭДО интегрируется с другими модулями, формируя единое цифровое пространство для всех процессов управления персоналом.
С кадровыми документами можно работать в электронном виде с ноября 2021 года (ФЗ № 377-ФЗ). Оформлять электронные документы нужно в соответствии с едиными требованиями, установленными Минтрудом России (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ).
Работодатели могут выбирать, остаться на бумажном документообороте или перейти на электронный (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ).
Создавать, хранить, подписывать и отправлять в электронном виде можно почти все кадровые документы — больше 160 видов (ст. 22.1–22.3 ТК РФ).
КЭДО в СБИС позволяет полностью отказаться от бумажного документооборота, переводя всю информацию о сотрудниках в электронный формат. Это упрощает доступ к данным и снижает вероятность ошибок. Процессы подписания и поиска документов становятся более быстрыми и эффективными, избавляя от необходимости в рутинной бумажной работе.
Система автоматизирует многие рутинные задачи, такие как создание приказов, оформление отпусков, командировок и ведение отчетности. Это позволяет существенно сократить время на обработку документов, что особенно важно для крупных компаний с многочисленным штатом.
Все документы, созданные и подписанные в СБИС, обладают юридической силой. Это помогает снизить риски, связанные с утратой или подделкой документов, и упрощает процедуру их проверки контролирующими органами.
КЭДО в СБИС легко интегрируется с другими используемыми в компании программами, такими как бухгалтерские системы и платформы для управления проектами. Это создает единую информационную среду, где данные о сотрудниках автоматически передаются между различными модулями.
Руководители могут в любое время получить актуальные данные о состоянии кадрового учета, что позволяет более эффективно управлять персоналом и быстро реагировать на изменения в компании.
КЭДО от СБИС соответствует 152-ФЗ «О персональных данных». Собственный центр обработки данных в соответствии с законодательством РФ. Регулярное резервное копирование.
На первом этапе проводится анализ существующих кадровых процессов для выявления тех, которые требуют автоматизации. Это помогает определить, какие функции системы будут наиболее полезны для компании. Утвердите в организации «Положение об электронном документообороте». Оно регламентирует формы электронных документов и порядок использования ЭП
На основе проведенного анализа система настраивается с учетом специфики организации, включая создание шаблонов документов, настройку прав доступа и интеграцию с другими программами. Предоставьте кадровику доступ в staff.saby.ru, назначьте ему роль в системе. Добавьте сотрудников и отправьте им приглашение в личный кабинет на my.saby.ru.
для руководителя — квалифицированную (КЭП), для сотрудника — неквалифицированную (НЭП) или КЭП. Если у работника подпись стороннего УЦ, зарегистрируйте ее в СБИС. Подпишите с сотрудниками дополнительное соглашение о применении КЭДО.
Для успешного внедрения кадрового ЭДО необходимо провести обучение сотрудников, которые будут работать с новой системой. Это поможет минимизировать ошибки и быстрее адаптировать персонал к новым условиям работы.
Перед началом использования системы важно провести её тестирование, чтобы убедиться в правильности настроек и готовности к эксплуатации. После успешного тестирования система вводится в рабочий процесс.
Кадровый ЭДО в СБИС — это современное решение, которое значительно упрощает управление персоналом, сокращает количество ошибок и ускоряет обработку кадровых документов. Внедрение этой системы делает кадровые процессы более прозрачными и контролируемыми, что способствует повышению общей эффективности работы компании.