Электронные перевозочные документы: что нужно знать с 2026 года

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это цифровые версии традиционных грузовых и транспортных документов, которые подтверждают право собственности и безопасность перевозимых товаров. Использование ЭПД призвано повысить эффективность логистических процессов, снизить риски ошибок и устранить бумажную бюрократию. Согласно нормативным требованиям, с 1 сентября 2026 года использование электронных перевозочных документов станет обязательным для грузоперевозчиков и участников логистической цепочки. Эти изменения закреплены в законодательных актах, регулирующих порядок электронного документооборота в сфере перевозок.

Кто обязан применять ЭПД

С 1 сентября 2026 года применение электронных перевозочных документов станет обязательным для всех участников грузоперевозочного процесса. В их число входят:

• Грузоотправители и грузополучатели — юридические и физические лица, организующие отправку и получение грузов;
• Перевозчики (автотранспортные компании, экспедиторы и другие исполнители перевозок);
• Фрахтовщики и фрахтователи — стороны, заключающие договоры на перевозку грузов;
• Операторы информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) — сервисные провайдеры, обеспечивающие обмен данными, форматный контроль и роуминг между системами разных операторов;
• Государственная информационная система (ГИС ЭПД) — обеспечивает верификацию сведений, формирует QR-коды и уникальные идентификаторы, а также передает данные контролирующим органам (МВД, Минтранс, Минцифры, ФНС, Ространснадзор);
• Контролирующие органы — осуществляют проверку и контроль за соблюдением законодательства и правильностью предоставляемых данных.

Все участники обмена используют специализированные информационные системы оператора для оформления и передачи электронных перевозочных документов. Оператор ЭПД обеспечивает онлайн-доступ, контроль формата, генерацию QR-кодов и интеграцию с государственными системами. Эти меры направлены на автоматизацию, повышение прозрачности и сокращение бумажного документооборота в грузоперевозках.

Какие документы участвуют в электронном обмене

С 1 сентября 2026 года все участники коммерческих грузоперевозок обязаны использовать электронные версии ряда ключевых перевозочных документов. В числе обязательных для электронного обмена сейчас находятся следующие виды ЭПД:

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — подтверждает заключение договора перевозки грузов автомобильным транспортом. Она заменяет бумажную накладную и служит основанием для перевозки.
• Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) — используется для согласования условий перевозки между отправителем и перевозчиком, если между ними не заключен договор, либо для оформления заявки при наличии договора.
• Электронный путевой лист (ЭПЛ) — предназначен для отслеживания рейсов водителя и транспортного средства. На сегодняшний день обязателен только при перевозке определённых видов продукции — пива, напитков, спиртосодержащих товаров, подлежащих маркировке.
• Электронное поручение экспедитору (ЭПЭ) — фиксирует обязанности экспедитора по организации перевозки по заказу грузоотправителя.
• Электронная экспедиторская расписка (ЭЭР) — подтверждает, что экспедитор принял груз и отвечает за его сохранность, заполняется по данным поручения.
• Электронная складская расписка (ЭСР) — оформляется, если груз временно размещается на складе, например, при мультимодальных перевозках или сборных грузах.
• Электронная транспортная железнодорожная накладная (ЭТЖН) — используется при перевозке грузов по железной дороге, оформляется через систему ЭТРАН РЖД.
• Электронная грузовая накладная (ЭГН) — предназначена для грузоперевозок по воздуху.

Эти документы обеспечивают полностью цифровой обмен грузовой информацией между участниками перевозочного процесса и позволяют автоматизировать оформление, контроль и хранение необходимых бумаг.

Как происходит обмен ЭПД

Процесс обмена электронными перевозочными документами зависит от типа используемого ЭПД. Рассмотрим типичный сценарий на примере обмена электронной транспортной накладной (ЭТрН):

1. Создание и подписание: Грузоотправитель в сервисе ЭПД создает транспортный документ в утвержденном налоговыми форматах и подписывает его квалифицированной электронной подписью (КЭП). Каждому файлу автоматически присваивается уникальный номер — идентификатор.
2. Проверка формата и подписи: Оператор ЭПД проверяет формат документа, уникальность идентификатора, действительность электронной подписи и правильность оформления.
3. Передача в ГИС ЭПД: После проверки оператор передает документ в Государственную информационную систему ЭПД (ГИС ЭПД) и отслеживает статус его обработки.
4. Верификация в ГИС ЭПД: ГИС сверяет сведения с данными других участников, проверяет корректность файлов обмена и электронной подписи.
5. Передача документам участникам: Оператор отправляет подготовленный документ перевозчику и грузополучателю.
6. Подтверждение водителя: Водитель с помощью мобильного приложения подтверждает прием груза, подписывая документ квалифицированной электронной подписью или Госключом.
7. Подписание экспедитора: Представитель перевозчика получает информацию от водителя, подтверждающего передачу груза, и подписывает накладную своей КЭП.
8. Подтверждение получателя: Получатель грузов подписывает свою часть документа, подтверждая получение.
9. Передача и завершение: Водитель подтверждает передачу груза в мобильном приложении, а менеджер транспортной компании подписывает финальный титул перевозчика. При наличии подписей у всех участников документ приобретает юридическую силу, признаваемую законом для всех сторон и третьих лиц.

Такой сценарий обеспечивает надежную работу системы, автоматические проверки и легальность электронных перевозочных документов, что способствует ускорению и упрощению документооборота в грузоперевозках.

Как начать работать с ЭПД

Для начала работы с ЭПД рекомендуются следующие шаги:

• Изучить нормативную базу и требования законодательства по ЭПД.
• Выбрать подходящую платформу или программное обеспечение для оформления и обмена ЭПД, заключить договор с оператором ИС ЭПД, оплатить лицензии.
• Получить квалифицированные электронные подписи у аккредитованного удостоверяющего центра на сотрудников, оформить машиночитаемые доверенности.
• Обучить сотрудников работе с выбранным решением.
• Провести пилотное тестирование на небольшом объеме перевозок.
• Внедрить систему в основные бизнес-процессы и обеспечить автоматизацию оформления и передачи документов.
• Наладить системное сопровождение и контроль работы системы.

Получите помощь у профессионалов — сделайте переход на ЭПД легко и без лишних проблем!

Внедрение электронных перевозочных документов — важный шаг для вашей компании, требующий знания законодательства, технической поддержки и правильной организации процессов. Не рискуйте ошибками и задержками! Обратитесь к экспертам «Русской Компании» — мы поможем вам выбрать подходящую платформу, оформить все необходимые документы, обучить команду и обеспечить легкое внедрение ЭПД в бизнес-процессы.

Доверьтесь профессионалам — и ваш переход на цифровые перевозочные документы пройдет просто, быстро и безопасно!